การบริหารงานโครงการ (Project Management) ถือเป็นงานสำคัญประเภทหนึ่งที่กำหนดขึ้น เพื่อให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ที่วางไว้ในการบริหารการพัฒนาขององค์กร (Organization Development) หรือช่วยให้เกิดความเจริญเติบโตทางธุรกิจอย่างยั่งยืน (Business Growth and Sustainability) ตามการวางแผนเชิงกลยุทธ์ (Strategic Business Plan) เพื่อผลักดันให้เกิดความสำเร็จตามเจตนารมณ์ในเชิงกลยุทธ์ (Strategic Intent) ได้แก่ วิสัยทัศน์ (Vision) พันธกิจ (Mission) เป้าหมาย (Goal) และประเด็นกลยุทธ์ทางธุรกิจ (Strategy) ของผู้บริหารระดับสูง ซึ่งเป็นการดำเนินการเพื่อการแก้ไขปัญหาหรือการสร้างโอกาสทางธุรกิจในการดำเนินการ
การกำหนดความต้องการของโครงการ (Objective and Goal of Project Requirement)
ความหมายของโครงการที่พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถานลงวันที่ 1 กันยายน พ.ศ. 2525 ได้ให้ความหมายของ โครงการว่าตรงกับคำภาษาอังกฤษคือคำว่า Project โดยโครงการเป็นคำประสม ประกอบด้วยคำว่า “โครง” ซึ่งหมายถึงร่างของสิ่งต่างๆ ที่คุมกันอยู่เป็นรูปและ “การ” ซึ่งหมายถึงงานหรือสิ่งที่ทำ คำว่า ”โครงการ” จึงหมายถึงงานที่มุ่งหมายจะทำโดยมีการกำหนดวัตถุประสงค์ ระยะเวลา งบประมาณ กระบวนการและกิจกรรมเป็นลำดับอย่างชัดเจน โครงการต้องมีผู้รับผิดชอบ บริหารงาน เพื่อให้กิจกรรมต่างๆ เป็นไปตามแผนงาน เหมาะสมกับเวลาและบประมาณที่ตั้งไว้องค์ประกอบของโครงการ
โครงการทุกโครงการจำเป็นต้องมีวัตถุประสงค์และ เป้าหมายเป็นเครื่องชี้แนวทางในการดำเนินงานของโครงการ โดยวัตถุประสงค์จะเป็นข้อความที่แสดงถึงความต้องการที่จะกระทำสิ่งต่างๆ ภายในโครงการให้ปรากฏผลเป็นรูปธรรม ซึ่งข้อความที่ใช้เขียนวัตถุประสงค์จะต้องชัดเจนไม่คลุมเครือ สามารถวัดและประเมินผลได้ โครงการแต่ละโครงการสามารถ มีวัตถุประสงค์ได้มากกว่า 1 ข้อ ลักษณะของวัตถุประสงค์ขึ้นอยู่กับระดับและขนาดของโครงการ ความหมายในเชิงการบริหาร ที่สามารถสรุปได้ดี คือ Project management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirement. ซึ่งเป็นการประยุกต์ความรู้ ทักษะ เครื่องมือ และเทคนิค เพื่อให้กิจกรรมโครงการสำเร็จตามเป้าหมายโครงการที่วางไว้ ซึ่งการบริหารโครงการมี พื้นฐานความต้องการ 3 ประการ (Three Fundamental Criteria) กล่าวคือ
- The project must be completed on Time โครงการต้องมีความสำเร็จตามเวลาที่กำหนด
- The project must be accomplished within the Budgeted Cost โครงการต้องอยู่ในงบประมาณที่ตั้งไว้
- The project must be meet the prescribed Quality Requirements โครงการต้องตอบสนองความต้องการคุณภาพตามที่กำหนด
ความหมายในเชิงคุณภาพ (Quality) นั้น อาจใช้คำว่าสมรรถนะ (Performance) ได้ด้วยเช่นกัน แต่ทั้งนี้ความต้องการของการดำเนินการ (Operational Requirements) จะต้องอยู่ บนพื้นฐานของของกรอบความปลอดภัย (Safety) ทั้งสิ้น
การบริหารโครงการเชิงกลยุทธ์ (Strategic Project Management)
ความหมายการบริหารงานโครงการเชิงกลยุทธ์คือความสามารถในการนำวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการ (to meet Project Requirement) ไปสู่การกำหนดกลยุทธ์ (Strategic Plan) ของผู้บริหารโครงการและกลวิธี (Tactic Plan) ในการจัดการของหน่วยงานระดับปฏิบัติการ (Operational Management) บรรลุผลสำเร็จในการบริหารโครงการ ซึ่งในที่นี้ ผู้เขียนขอนำเสนอหลักการวางแผนโครงการเชิงกลยุทธ์ ของ รศ. ดร.ปกรณ์ ปรียากร อดีตคณบดีคณะรัฐประศาสนศาสตร์ สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ มาอธิบายในการบริหารโครงการงานวิศวกรรม หลักการบริหารโครงการเชิงกลยุทธ์ มี แบ่งแนวทางการดำเนินการเป็น 4 ระยะการบริหารโครงการ เชิงกลยุทธ์ (4 Steps of Strategic Project Management) ดังนี้
- Environmental Scanning การสแกนสิ่งแวดล้อม
- Strategic Formulation การกำหนดกลยุทธ์
- Strategic Implementation การดำเนินการเชิงกลยุทธ์
- Evaluation and Control การประเมินและการควบคุม
ซึ่งแนวทางการในการบริหารโครงการทั้ง 4 ระยะเป็นภาพใหญ่ของการบริหารโครงการ มีรายละเอียดที่จะนำเสนอในบทความต่อไป ทั้งนี้ขอย่อหัวข้อเพื่อทราบในเบื้องต้นดังนี้
การสแกนสิ่งแวดล้อมโครงการ (Project Environmental Scanning)
การบริหารโครงการให้ประสบความสำเร็จ เป้าหมายหลักคือผลงานคุณภาพ ใช้เวลาน้อยและมีกำไร ต้นทุนค่าใช้จ่ายจึงเป็นปัจจัยสำคัญ การบริหารงานผิดพลาดและไม่สามารถควบคุมติดตามผลงานและค่าใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอ จะส่งผลกระทบ ต่อสภาพคล่องของโครงการ การวางแผนก่อนเริ่มโครงการ ผู้บริหารจำเป็นต้องติดตาม วิเคราะห์แนวโน้มความต้องการวัสดุและแรงงาน การประมาณการทั้งทางด้านเวลาและต้นทุนต้อง ถูกต้องเที่ยงตรงแม่นยำ งบประมาณที่ได้ตั้งไว้ก็เหมาะสมกับความเป็นจริง ในระหว่างดำเนินการโครงการต้องติดตามควบคุมด้านเวลาและค่าใช้จ่ายเกิน การขาดสภาพคล่องทางการเงินย่อมส่งผลให้งานล่าช้าสะสมจนกระทบถึงต้นทุนโครงการและสภาวะขาดทุนในที่สุด การวางแผนโครงการ (Project Planning) จึงเป็นสิ่งแรกที่การบริหารโครงการด้วยการกำหนดเงื่อนไขของโครงการ ติดตามด้วยการดำเนินการศึกษาและวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของโครงการด้านต่างๆ หลังจากนั้นจึงเสนอผลการประเมินโครงการให้ผู้บริหารตัดสินใจว่าควรจะลงทุนในโครงการต่อไปในการวางรายละเอียดด้านต่างๆ ในขั้นการวางแผนดำเนินงาน ซึ่งการริเริ่มเป็นโครงการโดยทำการศึกษาและการวิเคราะห์ผล ซึ่งเป็นการสแกนสิ่งแวดล้อมโครงการ โดยวิเคราะห์ทั้งปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอก (Internal and External Environment Analysis)
การสแกนสิ่งแวดล้อมโครงการ (Project Environmental Scanning) คือรูปแบบการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ (Feasibility Study) โดยมีประเด็นที่ควรศึกษาความเป็นไปได้ ตามมุมมองจากปัจจัยสิ่งแวดล้อม ดังนี้
- การวิเคราะห์ทั้งปัจจัยภายนอก ( External Environment Analysis) เป็นการวิเคราะห์ตามหลัก P-E-S-T +E & L Analysis ดังนี้1.1 Political การวิเคราะห์เชิงนโยบาย เป็นการศึกษาด้านนโยบายภาครัฐ (Government Study) เป็นการศึกษาเพื่อการประเมินและคาดการณ์แนวนโยบายที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการทั้งทางตรงและทางอ้อม โดยเฉพาะข้อกำหนดนโยบายด้านภาษี อัตราการแรงงานขั้นต่ำ แรงงานต่างประเทศ1.2 Economic การวิเคราะห์ด้านเศรษฐศาสตร์ เป็นการศึกษาเพื่อการประเมินและคาดการณ์อนาคต ความเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจหรือถดถอยด้าน GDP นโยบายด้านการเงิน อัตราแลกเปลี่ยน อัตราเงินเฟ้อ1.3 Social การวิเคราะห์ด้านสังคมและวัฒนธรรม เป็นการศึกษาเพื่อการประเมินและคาดการณ์อนาคตที่มีผลกระทบกับสังคม วัฒนธรรม ศาสนาเป็นการจัดทำผลกระทบโครงการด้านสังคมที่เรียกว่า Environmental Social Impact Assessment (ESA)1.4 Technology เป็นการศึกษาด้านเทคนิคหรือด้านวิชาการ (Technical Study) เป็นการตอบวัตถุประสงค์โครงการด้วยของการวิเคราะห์ด้านเทคนิค เพื่อกำหนดขอบเขตการวิเคราะห์ด้านเทคนิค ข้อมูลจากการวิเคราะห์ด้านเทคนิค โดยสรุปภาพรวมคืองานเชิงวิศวกรรม ที่จะต้องนำเทคโนโลยีที่ดีที่สุดในปัจจุบันมาตอบโจทย์ในอนาคตหลังส่งมอบโครงการไม่ให้ล้าสมัยและนำเทคโนโลยีมาช่วยงานวิศวกรรมโครงการจุดประสงค์สำคัญคือความเปลี่ยนแปลงด้านนวัตกรรมและเทคโนโลยี
1.5 Environmental การวิเคราะห์ด้านสิ่งแวดล้อม เป็นการศึกษาเพื่อการประเมินและคาดการณ์อนาคตทีมีผลกระทบกับสิ่งแวดล้อมและชุมชนเป็นจัดทำผลกระทบโครงการด้านสิ่งแวดล้อมที่เรียกว่า Environmental Impact Assessment (EIA)
1.6. Legal การพิจารณาด้านกฎหมาย เป็นการศึกษาด้านกฎหมายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับโครงการ โดยเฉพาะการบริหารสัญญา (Contract Management) รวมถึงการศึกษาด้านภาษีสรรพากร และที่สำคัญ คือกฎหมายต่างประเทศที่เกี่ยวข้องกับโครงการในการพิจารณาปัจจัยภายนอก จะมีส่วนที่เข้ามาเกี่ยวข้องของการทำ S-W-O-T Analysis นั้นคือ1.7 Threats วิเคราะห์ถึงความเสี่ยง, ภัยคุกคาม, ข้อจำกัด หรืออุปสรรคต่างๆ ที่มีต่อการดำเนินการขององค์กร เงื่อนไขสำคัญที่อาจทำให้โครงการล้ม การวิเคราะห์ความเสี่ยงโครงการ (Risk Management) แผนการแก้ไขสภาวะวิกฤต (Crisis Management)
1.8 Opportunities การวิเคราะห์ถึงโอกาสที่จะสามารถดำเนินการได้ โดยเฉพาะเรื่องของการบริหารเวลา ที่ต้องทำให้ทันตามแผนที่กำหนดหรือเร็วกว่าเพื่อเพิ่มโอกาสที่สามารถนำเสนอโครงการก่อนธุรกิจอื่นจะพัฒนาทัน
- การวิเคราะห์ทั้งปัจจัยภายใน (Internal Environment Analysis) เป็นการวิเคราะห์ตามหลัก S-W-O-T Analysis การนำ Balance Score Card and KPI มากำกับและควบคุม คือ2.1 Strengths and Weaknesses การวิเคราะห์หาจุดแข็งและจุดอ่อน หรือข้อได้เปรียบภายในและข้อเสียเปรียบของเรา โดยพิจารณาถึงหลัก 4Ms ดังนี้
• Man การจัดการด้านทรัพยากรบุคคล (Human Resource) การวางแผนโครงสร้างโครงการ (Project Organization) โดยนำผู้เชี่ยวชาญเฉพาะ (Personal Competency) ในแต่ละด้านมาร่วมปฏิบัติภารกิจในแต่ละกิจกรรมโครงการ
• Management การบริหารโครงการ การจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศ (Management Information System) และที่สำคัญคือการได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงในองค์กร
• Money ความสามารถทางเงินทุน (Capital Ability)
• Machine การวิเคราะห์ถึงเครื่องมือ เครื่องใช้เครื่องจักรกล (Machines) ทั้งที่มีอยู่และการจัดหา
• Material วัตถุดิบ การบริหารสินทรัพย์ (Asset)
2.2 Balance Score Card-Finance Perspective การวิเคราะห์ด้านการเงิน โดยมุ่งเน้นการกำกับด้านงบประมาณโครงการ (Budgetary Cost) ที่เราจะเรียกกันว่าการทำ Finacial Model เพื่อเป็นการวิเคราะห์วัตถุประสงค์ด้านการเงิน ขั้นตอนการวิเคราะห์ด้านการเงิน สรุปเงินลงทุนในโครงการโดยใช้เครื่องมือที่ใช้ในการตัดสินใจลงทุนในโครงการ เพื่อหา
• ระยะเวลาคืนทุน (Payback Period)
• มูลค่าปัจจุบันสุทธิ (Net Present Value)
• อัตราผลตอบแทนลดค่า (Internal Rate of Return)
• ดัชนีการทำกำไร (Profitability Index)
• อัตราผลตอบแทนลดค่าปรับค่า (Modified Internal Rate of Return)
• การวิเคราะห์เปรียบเทียบ NPV และ IRR
• แผนการบริหารการเงินและงบประมาณ
2.3 Balance Score Card-Customer Perspective หมายถึงลูกค้าในโครงการ โดยมุ่งเน้นการกำกับด้านบริหารเวลา (Time Schedule) หากเป็นโครงการที่แก้ไขปัญหา ลูกค้าก็หมายถึงผู้ที่รับและนำโครงการไปดำเนินการใช้แก้ไขปัญหาที่ตั้งไว้ แต่ถ้าเป็นโครงการลงทุน ก็ต้องมีการวิเคราะห์ด้านตลาด ดังนี้
• วัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์ด้านตลาด
• ขั้นตอนการวิเคราะห์ด้านตลาด
• ข้อมูลจากแผนการตลาดและการขาย
2.4 Balance Score Card-Innovation and Learning Perspective มุมมองด้านนวัตกรรมและการเรียนรู้ เป็นการนำหรือสร้างนวัตกรรมสมัยใหม่ การสร้างองค์ความรู้โครงการเพื่อการปฏิบัติให้ถูกต้อง โดยมุ่งเน้นการกำกับด้านคุณภาพ (Quality Control)
2.5 Balance Score Internal Process Perspective เป็นกระบวนการพัฒนาภายในการทำงานโครงการเพื่อให้ได้มาซึ่งกระบวนการที่ดี (Good Practices) ในการดำเนินการให้มีทั้งมาตรฐานและคุณภาพโดยมุ่งเน้นการกำกับด้านสมรรถนะ (Performance) และความปลอดภัยและอาชีวอนามัย (Safety and Health)
ในตอนนี้ ผู้เขียนได้นำเสนอการบริหารโครงการเชิงกลยุทธ์ (Strategic Project Management) ด้านการศึกษาความเป็นไปได้โครงการ (Feasibility Study) เพื่อให้มีความเข้าใจในเบื้องต้นและเป็นหัวข้อในการศึกษาและวิเคราะห์ ให้ครบตามหลักการสแกนสิ่งแวดล้อมโครงการ (Project Environmental Scanning) ซึ่งเป็นส่วนแรกของขั้นตอนการบริหารโครงการ (Project Management Process) ปัจจัยที่สำคัญของการบริหารโครงการ
Source: วารสาร Engineering Today ปีที่ 18 ฉบับที่ 176 มีนาคม-เมษายน 2563
คอลัมน์ Project Management โดย ดร.พรชัย องค์วงศ์สกุล