การบริหารโครงการอย่างมืออาชีพ (Professional Project Management) : การบริหารโครงการเชิงกลยุทธ์ ด้านการศึกษาความเป็นไปได้โครงการ


การบริหารโครงการอย่างมืออาชีพ (Professional Project Management) : การบริหารโครงการเชิงกลยุทธ์ ด้านการศึกษาความเป็นไปได้โครงการ

การบริหารงานโครงการ (Project Management) ถือเป็นงานสำคัญประเภทหนึ่งที่กำหนดขึ้น เพื่อให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ที่วางไว้ในการบริหารการพัฒนาขององค์กร (Organization Development) หรือช่วยให้เกิดความเจริญเติบโตทางธุรกิจอย่างยั่งยืน (Business Growth and Sustainability) ตามการวางแผนเชิงกลยุทธ์ (Strategic Business Plan) เพื่อผลักดันให้เกิดความสำเร็จตามเจตนารมณ์ในเชิงกลยุทธ์ (Strategic Intent) ได้แก่ วิสัยทัศน์ (Vision) พันธกิจ (Mission) เป้าหมาย (Goal) และประเด็นกลยุทธ์ทางธุรกิจ (Strategy) ของผู้บริหารระดับสูง ซึ่งเป็นการดำเนินการเพื่อการแก้ไขปัญหาหรือการสร้างโอกาสทางธุรกิจในการดำเนินการ

การกำหนดความต้องการของโครงการ (Objective and Goal of Project Requirement)

ความหมายของโครงการที่พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถานลงวันที่ 1 กันยายน พ.ศ. 2525 ได้ให้ความหมายของ โครงการว่าตรงกับคำภาษาอังกฤษคือคำว่า Project โดยโครงการเป็นคำประสม ประกอบด้วยคำว่า “โครง” ซึ่งหมายถึงร่างของสิ่งต่างๆ ที่คุมกันอยู่เป็นรูปและ “การ” ซึ่งหมายถึงงานหรือสิ่งที่ทำ คำว่า ”โครงการ” จึงหมายถึงงานที่มุ่งหมายจะทำโดยมีการกำหนดวัตถุประสงค์ ระยะเวลา งบประมาณ กระบวนการและกิจกรรมเป็นลำดับอย่างชัดเจน โครงการต้องมีผู้รับผิดชอบ บริหารงาน เพื่อให้กิจกรรมต่างๆ เป็นไปตามแผนงาน เหมาะสมกับเวลาและบประมาณที่ตั้งไว้องค์ประกอบของโครงการ

โครงการทุกโครงการจำเป็นต้องมีวัตถุประสงค์และ เป้าหมายเป็นเครื่องชี้แนวทางในการดำเนินงานของโครงการ โดยวัตถุประสงค์จะเป็นข้อความที่แสดงถึงความต้องการที่จะกระทำสิ่งต่างๆ ภายในโครงการให้ปรากฏผลเป็นรูปธรรม ซึ่งข้อความที่ใช้เขียนวัตถุประสงค์จะต้องชัดเจนไม่คลุมเครือ สามารถวัดและประเมินผลได้ โครงการแต่ละโครงการสามารถ มีวัตถุประสงค์ได้มากกว่า 1 ข้อ ลักษณะของวัตถุประสงค์ขึ้นอยู่กับระดับและขนาดของโครงการ ความหมายในเชิงการบริหาร ที่สามารถสรุปได้ดี คือ Project management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirement. ซึ่งเป็นการประยุกต์ความรู้ ทักษะ เครื่องมือ และเทคนิค เพื่อให้กิจกรรมโครงการสำเร็จตามเป้าหมายโครงการที่วางไว้ ซึ่งการบริหารโครงการมี พื้นฐานความต้องการ 3 ประการ (Three Fundamental Criteria) กล่าวคือ

  1. The project must be completed on Time โครงการต้องมีความสำเร็จตามเวลาที่กำหนด
  2. The project must be accomplished within the Budgeted Cost โครงการต้องอยู่ในงบประมาณที่ตั้งไว้
  3. The project must be meet the prescribed Quality Requirements โครงการต้องตอบสนองความต้องการคุณภาพตามที่กำหนด

ความหมายในเชิงคุณภาพ (Quality) นั้น อาจใช้คำว่าสมรรถนะ (Performance) ได้ด้วยเช่นกัน แต่ทั้งนี้ความต้องการของการดำเนินการ (Operational Requirements) จะต้องอยู่ บนพื้นฐานของของกรอบความปลอดภัย (Safety) ทั้งสิ้น

การบริหารโครงการเชิงกลยุทธ์ (Strategic Project Management)

ความหมายการบริหารงานโครงการเชิงกลยุทธ์คือความสามารถในการนำวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการ (to meet Project Requirement) ไปสู่การกำหนดกลยุทธ์ (Strategic Plan) ของผู้บริหารโครงการและกลวิธี (Tactic Plan) ในการจัดการของหน่วยงานระดับปฏิบัติการ (Operational Management) บรรลุผลสำเร็จในการบริหารโครงการ ซึ่งในที่นี้ ผู้เขียนขอนำเสนอหลักการวางแผนโครงการเชิงกลยุทธ์ ของ รศ. ดร.ปกรณ์ ปรียากร อดีตคณบดีคณะรัฐประศาสนศาสตร์ สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ มาอธิบายในการบริหารโครงการงานวิศวกรรม หลักการบริหารโครงการเชิงกลยุทธ์ มี แบ่งแนวทางการดำเนินการเป็น 4 ระยะการบริหารโครงการ เชิงกลยุทธ์ (4 Steps of Strategic Project Management) ดังนี้

  1. Environmental Scanning การสแกนสิ่งแวดล้อม
  2. Strategic Formulation การกำหนดกลยุทธ์
  3. Strategic Implementation การดำเนินการเชิงกลยุทธ์
  4. Evaluation and Control การประเมินและการควบคุม

ซึ่งแนวทางการในการบริหารโครงการทั้ง 4 ระยะเป็นภาพใหญ่ของการบริหารโครงการ มีรายละเอียดที่จะนำเสนอในบทความต่อไป ทั้งนี้ขอย่อหัวข้อเพื่อทราบในเบื้องต้นดังนี้

การสแกนสิ่งแวดล้อมโครงการ (Project Environmental Scanning)

การบริหารโครงการให้ประสบความสำเร็จ เป้าหมายหลักคือผลงานคุณภาพ ใช้เวลาน้อยและมีกำไร ต้นทุนค่าใช้จ่ายจึงเป็นปัจจัยสำคัญ การบริหารงานผิดพลาดและไม่สามารถควบคุมติดตามผลงานและค่าใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอ จะส่งผลกระทบ ต่อสภาพคล่องของโครงการ การวางแผนก่อนเริ่มโครงการ ผู้บริหารจำเป็นต้องติดตาม วิเคราะห์แนวโน้มความต้องการวัสดุและแรงงาน การประมาณการทั้งทางด้านเวลาและต้นทุนต้อง ถูกต้องเที่ยงตรงแม่นยำ งบประมาณที่ได้ตั้งไว้ก็เหมาะสมกับความเป็นจริง ในระหว่างดำเนินการโครงการต้องติดตามควบคุมด้านเวลาและค่าใช้จ่ายเกิน การขาดสภาพคล่องทางการเงินย่อมส่งผลให้งานล่าช้าสะสมจนกระทบถึงต้นทุนโครงการและสภาวะขาดทุนในที่สุด การวางแผนโครงการ (Project Planning) จึงเป็นสิ่งแรกที่การบริหารโครงการด้วยการกำหนดเงื่อนไขของโครงการ ติดตามด้วยการดำเนินการศึกษาและวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของโครงการด้านต่างๆ หลังจากนั้นจึงเสนอผลการประเมินโครงการให้ผู้บริหารตัดสินใจว่าควรจะลงทุนในโครงการต่อไปในการวางรายละเอียดด้านต่างๆ ในขั้นการวางแผนดำเนินงาน ซึ่งการริเริ่มเป็นโครงการโดยทำการศึกษาและการวิเคราะห์ผล ซึ่งเป็นการสแกนสิ่งแวดล้อมโครงการ โดยวิเคราะห์ทั้งปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอก (Internal and External Environment Analysis)

การสแกนสิ่งแวดล้อมโครงการ (Project Environmental Scanning) คือรูปแบบการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ (Feasibility Study) โดยมีประเด็นที่ควรศึกษาความเป็นไปได้ ตามมุมมองจากปัจจัยสิ่งแวดล้อม ดังนี้

  1. การวิเคราะห์ทั้งปัจจัยภายนอก ( External Environment Analysis) เป็นการวิเคราะห์ตามหลัก P-E-S-T +E & L Analysis ดังนี้1.1 Political การวิเคราะห์เชิงนโยบาย เป็นการศึกษาด้านนโยบายภาครัฐ (Government Study) เป็นการศึกษาเพื่อการประเมินและคาดการณ์แนวนโยบายที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการทั้งทางตรงและทางอ้อม โดยเฉพาะข้อกำหนดนโยบายด้านภาษี อัตราการแรงงานขั้นต่ำ แรงงานต่างประเทศ1.2 Economic การวิเคราะห์ด้านเศรษฐศาสตร์ เป็นการศึกษาเพื่อการประเมินและคาดการณ์อนาคต ความเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจหรือถดถอยด้าน GDP นโยบายด้านการเงิน อัตราแลกเปลี่ยน อัตราเงินเฟ้อ1.3 Social การวิเคราะห์ด้านสังคมและวัฒนธรรม เป็นการศึกษาเพื่อการประเมินและคาดการณ์อนาคตที่มีผลกระทบกับสังคม วัฒนธรรม ศาสนาเป็นการจัดทำผลกระทบโครงการด้านสังคมที่เรียกว่า Environmental Social Impact Assessment (ESA)1.4 Technology เป็นการศึกษาด้านเทคนิคหรือด้านวิชาการ (Technical Study) เป็นการตอบวัตถุประสงค์โครงการด้วยของการวิเคราะห์ด้านเทคนิค เพื่อกำหนดขอบเขตการวิเคราะห์ด้านเทคนิค ข้อมูลจากการวิเคราะห์ด้านเทคนิค โดยสรุปภาพรวมคืองานเชิงวิศวกรรม ที่จะต้องนำเทคโนโลยีที่ดีที่สุดในปัจจุบันมาตอบโจทย์ในอนาคตหลังส่งมอบโครงการไม่ให้ล้าสมัยและนำเทคโนโลยีมาช่วยงานวิศวกรรมโครงการจุดประสงค์สำคัญคือความเปลี่ยนแปลงด้านนวัตกรรมและเทคโนโลยี

    1.5 Environmental การวิเคราะห์ด้านสิ่งแวดล้อม เป็นการศึกษาเพื่อการประเมินและคาดการณ์อนาคตทีมีผลกระทบกับสิ่งแวดล้อมและชุมชนเป็นจัดทำผลกระทบโครงการด้านสิ่งแวดล้อมที่เรียกว่า Environmental Impact Assessment (EIA)

    1.6. Legal การพิจารณาด้านกฎหมาย เป็นการศึกษาด้านกฎหมายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับโครงการ โดยเฉพาะการบริหารสัญญา (Contract Management) รวมถึงการศึกษาด้านภาษีสรรพากร และที่สำคัญ คือกฎหมายต่างประเทศที่เกี่ยวข้องกับโครงการในการพิจารณาปัจจัยภายนอก จะมีส่วนที่เข้ามาเกี่ยวข้องของการทำ S-W-O-T Analysis นั้นคือ1.7 Threats วิเคราะห์ถึงความเสี่ยง, ภัยคุกคาม, ข้อจำกัด หรืออุปสรรคต่างๆ ที่มีต่อการดำเนินการขององค์กร เงื่อนไขสำคัญที่อาจทำให้โครงการล้ม การวิเคราะห์ความเสี่ยงโครงการ (Risk Management) แผนการแก้ไขสภาวะวิกฤต (Crisis Management)

    1.8 Opportunities การวิเคราะห์ถึงโอกาสที่จะสามารถดำเนินการได้ โดยเฉพาะเรื่องของการบริหารเวลา ที่ต้องทำให้ทันตามแผนที่กำหนดหรือเร็วกว่าเพื่อเพิ่มโอกาสที่สามารถนำเสนอโครงการก่อนธุรกิจอื่นจะพัฒนาทัน

  2. การวิเคราะห์ทั้งปัจจัยภายใน (Internal Environment Analysis) เป็นการวิเคราะห์ตามหลัก S-W-O-T Analysis การนำ Balance Score Card and KPI มากำกับและควบคุม คือ2.1 Strengths and Weaknesses การวิเคราะห์หาจุดแข็งและจุดอ่อน หรือข้อได้เปรียบภายในและข้อเสียเปรียบของเรา โดยพิจารณาถึงหลัก 4Ms ดังนี้

• Man การจัดการด้านทรัพยากรบุคคล (Human Resource) การวางแผนโครงสร้างโครงการ (Project Organization) โดยนำผู้เชี่ยวชาญเฉพาะ (Personal Competency) ในแต่ละด้านมาร่วมปฏิบัติภารกิจในแต่ละกิจกรรมโครงการ
• Management การบริหารโครงการ การจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศ (Management Information System) และที่สำคัญคือการได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงในองค์กร
• Money ความสามารถทางเงินทุน (Capital Ability)
• Machine การวิเคราะห์ถึงเครื่องมือ เครื่องใช้เครื่องจักรกล (Machines) ทั้งที่มีอยู่และการจัดหา
• Material วัตถุดิบ การบริหารสินทรัพย์ (Asset)

2.2 Balance Score Card-Finance Perspective การวิเคราะห์ด้านการเงิน โดยมุ่งเน้นการกำกับด้านงบประมาณโครงการ (Budgetary Cost) ที่เราจะเรียกกันว่าการทำ Finacial Model เพื่อเป็นการวิเคราะห์วัตถุประสงค์ด้านการเงิน ขั้นตอนการวิเคราะห์ด้านการเงิน สรุปเงินลงทุนในโครงการโดยใช้เครื่องมือที่ใช้ในการตัดสินใจลงทุนในโครงการ เพื่อหา

ระยะเวลาคืนทุน (Payback Period)
มูลค่าปัจจุบันสุทธิ (Net Present Value)
อัตราผลตอบแทนลดค่า (Internal Rate of Return)
ดัชนีการทำกำไร (Profitability Index)
อัตราผลตอบแทนลดค่าปรับค่า (Modified Internal Rate of Return)
การวิเคราะห์เปรียบเทียบ NPV และ IRR
แผนการบริหารการเงินและงบประมาณ

2.3 Balance Score Card-Customer Perspective หมายถึงลูกค้าในโครงการ โดยมุ่งเน้นการกำกับด้านบริหารเวลา (Time Schedule) หากเป็นโครงการที่แก้ไขปัญหา ลูกค้าก็หมายถึงผู้ที่รับและนำโครงการไปดำเนินการใช้แก้ไขปัญหาที่ตั้งไว้ แต่ถ้าเป็นโครงการลงทุน ก็ต้องมีการวิเคราะห์ด้านตลาด ดังนี้

วัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์ด้านตลาด
ขั้นตอนการวิเคราะห์ด้านตลาด
ข้อมูลจากแผนการตลาดและการขาย

2.4 Balance Score Card-Innovation and Learning Perspective มุมมองด้านนวัตกรรมและการเรียนรู้ เป็นการนำหรือสร้างนวัตกรรมสมัยใหม่ การสร้างองค์ความรู้โครงการเพื่อการปฏิบัติให้ถูกต้อง โดยมุ่งเน้นการกำกับด้านคุณภาพ (Quality Control)

2.5 Balance Score Internal Process Perspective เป็นกระบวนการพัฒนาภายในการทำงานโครงการเพื่อให้ได้มาซึ่งกระบวนการที่ดี (Good Practices) ในการดำเนินการให้มีทั้งมาตรฐานและคุณภาพโดยมุ่งเน้นการกำกับด้านสมรรถนะ (Performance) และความปลอดภัยและอาชีวอนามัย (Safety and Health)

ในตอนนี้ ผู้เขียนได้นำเสนอการบริหารโครงการเชิงกลยุทธ์ (Strategic Project Management) ด้านการศึกษาความเป็นไปได้โครงการ (Feasibility Study) เพื่อให้มีความเข้าใจในเบื้องต้นและเป็นหัวข้อในการศึกษาและวิเคราะห์ ให้ครบตามหลักการสแกนสิ่งแวดล้อมโครงการ (Project Environmental Scanning) ซึ่งเป็นส่วนแรกของขั้นตอนการบริหารโครงการ (Project Management Process) ปัจจัยที่สำคัญของการบริหารโครงการ


Source: วารสาร Engineering Today ปีที่ 18 ฉบับที่ 176 มีนาคม-เมษายน 2563
คอลัมน์ Project Management โดย ดร.พรชัย องค์วงศ์สกุล