ฟูจิ ซีร็อกซ์ แนะองค๋กรใช้ “Digital Workspace” เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในยุคดิจิทัลให้ดียิ่งขึ้น


ฟูจิ ซีร็อกซ์ แนะองค๋กรใช้ “Digital Workspace” เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในยุคดิจิทัลให้ดียิ่งขึ้น

ปัจจุบันธุรกิจทุกภาคส่วนกำลังอยู่ในช่วงการปรับตัวนำเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาสนับสนุนการทำงานในยุค Digital Transformation มากขึ้น เพื่อสร้างความคล่องตัวในการทำงานและรองรับการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจ นำไปสู่การทำงานรูปแบบใหม่ที่เรียกว่า “Digital Workplace” พื้นที่ทำงานดิจิทัลที่จะช่วยให้พนักงานและองค์กรสามารถสื่อสารและอัพเดทกระบวนการทำงานได้แบบเรียลไทม์ ผ่านการนำเทคโนโลยีต่าง ๆ มาใช้ในการทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในองค์กรให้ดียิ่งขึ้น

บริษัท ฟูจิ ซีร็อกซ์ (ประเทศไทย) จำกัด ในฐานะผู้นำด้านซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารดิจิทัล เป็นอีกบริษัทหนึ่งที่มีโซลูชั่นบริหารจัดการเอกสารดิจิทัล เพื่อยกระดับการทำงานแบบ Digital Workspace ขององค์กรให้ราบรื่นด้วยการบูรณาการการทำงานระหว่างเทคโนโลยีบริหารจัดการเอกสารดิจิทัลและโซลูชั่นของเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันเข้าด้วยกันผ่านการสร้าง Digital Workspace จะช่วยส่งเสริมให้ Workflow ของงานเอกสารในองค์กรมีความราบรื่น มีระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูลรองรับรูปแบบการทำงานใหม่ ๆ ในอนาคต

ผลสำรวจ “Digital Revolutionaries Unlock the Potential of the Digital Workplace” จาก Aruba พบว่า 73% ของพนักงานใน Digital Workplace มองว่า เทคโนโลยีดิจิทัลช่วยสร้างสัมฤทธิ์ผลเชิงบวกต่อผลการทำงานของตน และ 70% ยืนยันว่าเทคโนโลยีดิจิทัลทำให้การประสานงานร่วมกัน (Collaboration) ดีขึ้น สะท้อนให้เห็นว่านอกจากประโยชน์ในเชิงธุรกิจที่องค์กรจะได้รับจากการทำงานแบบ Digital Workplace แล้ว ยังส่งผลดีต่อศักยภาพของพนักงานอีกด้วย ดังนั้นองค์กรที่ต้องการประสบความสำเร็จและขยายขีดความสามารถในยุคนี้ จึงควรพิจารณาปรับรูปแบบการทำงานให้มีความเป็นดิจิทัลมากขึ้นและเลือกใช้โซลูชั่นที่เหมาะสม เพื่อยกระดับการทำงานให้มีความราบรื่นยิ่งขึ้น โดยพิจารณาจากรูปแบบธุรกิจและขั้นตอนการทำงานในแต่ละแผนก ซึ่งปัจจุบันกระบวนการทำงานในองค์กรจะมีงานเอกสารเป็นงานพื้นฐานที่หลายแผนกต้องทำร่วมกัน การนำโซลูชั่นดิจิทัลมาสร้าง Digital Workspace จะช่วยสนับสนุน Workflow งานเอกสารทั้งในรูปแบบดิจิทัลและกระดาษให้คล่องตัวและรวดเร็วยิ่งขึ้น ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนลงได้ ทำให้พนักงานสามารถนำเวลาไปใช้ในงานคิดวิเคราะห์ได้มากขึ้น และส่งเสริมการทำงานเป็นทีมที่ทุกคนสามารถอัพเดทงานได้แบบเรียลไทม์เมื่ออยู่บนแพลตฟอร์มดิจิทัล

หลายองค์กรมองว่าความปลอดภัยของข้อมูลคือความท้าทายสำคัญของการทำงานรูปแบบนี้ จึงยังพึ่งพาการทำงานในรูปแบบเดิม ข้อมูลจาก ACIS Professional Center พบว่า การเจาะช่องโหว่เพื่อขโมยข้อมูล (Data Breach) จะเป็นประเด็นความกังวลทางไซเบอร์อันดับต้น ๆ ที่ธุรกิจต้องให้ความสนใจในปีนี้ สาเหตุอาจเกิดได้จากการตั้งค่าบนระบบที่ไม่รัดกุมเพียงพอ รวมไปถึงความผิดพลาดอันเนื่องมาจากตัวบุคคลเอง ซึ่งองค์กรสามารถรับมือกับความกังวลนี้ได้โดยเพิ่มมาตรการควบคุมให้แน่นหนายิ่งขึ้น สร้างความตระหนักด้านภัยคุกคามและความมั่นคงปลอดภัยให้บุคลากร Digital Workflow คือหนึ่งในกลไกการสื่อสาร ประสานงาน การแชร์ข้อมูลและเอกสารดิจิทัลตามลักษณะการทำงาน ปัจจุบันหลายหน่วยงานมีการปรับปรุงและพัฒนาโซลูชั่นต่าง ๆ ออกมารองรับ Digital Workflow พร้อมระบบรักษาความปลอดภัยที่รัดกุม ช่วยเพิ่มความมั่นใจในความปลอดภัยของทุกเอกสารสำคัญ และขับเคลื่อนการทำงานเป็นทีมภายใต้สำนักงานดิจิทัลให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ฟูจิ ซีร็อกซ์ (ประเทศไทย) จึงได้แนะนำและเสนอแนวทางพิจารณาเลือกใช้โซลูชั่นบริหารจัดการเอกสารดิจิทัล เพื่อยกระดับการทำงานแบบ Digital Workspace ขององค์กรให้ราบรื่น โดยคำนึงถึงปัจจัย 4 ด้าน ได้แก่ 1. เข้าถึงและแบ่งปันไฟล์งานเอกสารดิจิทัลได้ทุกที่ ทุกเวลา (Share) โซลูชั่นเอกสารดิจิทัลควรช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงและแบ่งปันไฟล์งานเพื่อใช้งานร่วมกันได้ตลอดเวลาบนพื้นที่ทำงานออนไลน์ ลดข้อจำกัดเรื่องสถานที่การทำงาน ไม่ว่าจะอยู่ภายนอกสำนักงานหรือระหว่างเดินทาง ก็สามารถส่งเอกสารเพื่อใช้งานร่วมกับเพื่อนร่วมงานได้อย่างรวดเร็วในทุกที่ ทุกเวลา รองรับการใช้งานผ่านแอพพลิเคชั่นบนสมาร์ทโฟนทั้งระบบ iOS และ Android รวมทั้งสามารถสร้าง URL สำหรับดาวน์โหลดไฟล์เอกสารหรือข้อมูลขนาดใหญ่โดยเฉพาะ ช่วยให้การส่งต่อเอกสารดิจิทัลระหว่างพนักงานในองค์กร ลูกค้า หรือซัพพลายเออร์ รวดเร็วแบบเรียลไทม์และมีความปลอดภัยยิ่งขึ้น 2. มีความสะดวก ปลอดภัยต่อการจัดเก็บ และค้นหาไฟล์งานดิจิทัลอย่างเป็นระเบียบบน Cloud (Store) สามารถจัดสรรพื้นที่ทำงานดิจิทัลได้อย่างเป็นระเบียบ สะดวก และปลอดภัยในการใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นการสร้างโฟลเดอร์และตั้งค่าจำกัดการเข้าถึงได้เฉพาะแผนกที่ใช้งาน การเลือกค้นหาไฟล์งานที่ง่ายขึ้น เพียงใช้การ Search ลดปัญหาการจัดเก็บเอกสารกระดาษที่เสี่ยงต่อการสูญหายและต้องมีการบำรุงรักษาเพื่อป้องกันการเสียหายจากสภาพแวดล้อมต่าง ๆ โดยโซลูชั่นเอกสารดิจิทัลจะให้พื้นที่เก็บข้อมูลที่มีความจุสูงเพียงพอต่อการใช้งานภายในองค์กร และสามารถซื้อเพิ่มเติมได้ตามความต้องการในการใช้งานของแต่ละหน่วยงาน 3. เชื่อมต่อการทำงานระหว่างเอกสารดิจิทัลกับเครื่องมัลติฟังก์ชันได้อย่างราบรื่น (Print) สามารถเชื่อมต่อการใช้งานโซลูชั่นเอกสารดิจิทัลเข้ากับโซลูชั่นของอุปกรณ์มัลติฟังก์ชัน เพื่อสนับสนุนเวิร์คโฟลว์งานเอกสารของบริษัทให้เป็นไปอย่างราบรื่นเกิดประโยชน์มากที่สุด โซลูชั่นเอกสารดิจิทัลต้องรองรับการอัพโหลดเอกสารแฟกซ์หรือเอกสารที่สแกนเข้าสู่ซอฟต์แวร์ได้โดยอัตโนมัติ สามารถพิมพ์หรืออัพโหลดเอกสารที่สแกนบนซอฟต์แวร์ได้ทันทีจากอุปกรณ์มัลติฟังก์ชันที่เชื่อมต่อกัน รวมทั้งสามารถสั่งพิมพ์งานผ่านคลาวด์และส่งรหัสให้เพื่อนร่วมงานรับงานพิมพ์ที่เครื่องมัลติฟังก์ชันจากที่ไหนก็ได้ ไม่จำกัดแค่ในสำนักงาน ซึ่งจะมีประโยชน์ในช่วง Work From Home และ 4. มีฟังก์ชันรักษาความปลอดภัยที่ปกป้องข้อมูลได้แบบ 360° (Security) การแชร์ข้อมูลทางธุรกิจนั้นจำเป็นต้องมีทั้งความปลอดภัยและความสะดวกรวดเร็ว ดังนั้นการปกป้องข้อมูลขององค์กรถือเป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้ามเด็ดขาด โซลูชั่นการบริหารจัดการเอกสารดิจิทัลจึงต้องมีระบบจัดการความปลอดภัยของไฟล์งานให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งในและนอกองค์กรอย่างรัดกุม เช่น การกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงงานเอกสาร การตั้งค่ารหัสผ่านสำหรับเปิดไฟล์เอกสาร หรือตั้งรหัสผ่านสำหรับรับงานพิมพ์ที่เครื่องมัลติฟังก์ชันให้กับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าที่อยู่คนละสถานที่ได้ เพิ่มความมั่นใจว่าเอกสารสำคัญจะได้รับการปกป้องข้อมูลยิ่งขึ้น ซึ่งการบูรณาการระหว่างเทคโนโลยีบริหารจัดการเอกสารดิจิทัลและโซลูชั่นของเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันเข้าด้วยกันผ่านการสร้าง Digital Workspace จะช่วยส่งเสริมให้ Workflow ของงานเอกสารในองค์กรมีความราบรื่นยิ่งขึ้น รองรับรูปแบบการทำงานใหม่ ๆ ในอนาคต ลดการใช้ทรัพยากรสิ้นเปลือง ช่วยคุมค่าใช้จ่าย และที่สำคัญสามารถประยุกต์ได้ในหลากหลายสถานการณ์ ถือเป็นกลยุทธ์สำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กรธุรกิจให้เดินเข้าสู่ยุค Digital Transformation ได้อย่างสมบูรณ์แบบ

Working Folder

สำหรับ “Working Folder” เป็นหนึ่งในบริการจัดการเอกสารบนระบบคลาวด์ (Cloud Document Management Service) จากฟูจิ ซีร็อกซ์ มาพร้อมฟังก์ชันมากมายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและมอบระบบรักษาความปลอดภัยงานเอกสารที่องค์กรมั่นใจได้ รองรับการทำงานบนสมาร์ทโฟน ให้การทำงานเอกสารดิจิทัลของคุณเชื่อมต่อข้อมูลได้อย่างไร้รอยต่อไม่ว่าจะอยู่ที่ใด สำหรับลูกค้าประเภทองค์กร สามารถทดลองใช้งานฟรี 60 วัน ได้แล้วตั้งแต่วันนี้