การบริหารโครงการอย่างมืออาชีพ ตอนที่ 1 (Professional Project Management) : ความสำคัญของการบริหาร


การบริหารโครงการอย่างมืออาชีพ ตอนที่ 1 (Professional Project Management) : ความสำคัญของการบริหาร

ในโลกของธุรกิจการบริหารเป็นสิ่งที่สำคัญเป็นอย่างยิ่งต่อการอยู่รอด การเจริญเติบโตและความมั่นคงทางธุรกิจ (Business Growth and Sustainability) แต่คำที่พบอยู่เสมอและนิยมใช้ในหลักการบริหารจะมีการใช้คำว่า “การบริหาร” (Administration) และคำว่า “การจัดการ” (Management) ซึ่งมีความหมายที่แตกต่างกันในบริบท “การบริหาร” (Administration) จะใช้ในช่วงการบริหารที่เป็นหน้าที่ของนักบริหารระดับสูงหรือเจ้าของกิจการ ที่จะเป็นผู้กำหนดเป้าหมาย (Goal) ขององค์กรในวิสัยทัศน์ (Vision) การวางนโยบาย (Policy) การกำหนดทิศทาง (Direction) และการบริหารความเสี่ยง (Risk Management) โดยมีคณะกรรมการบริหาร (Board Executive or Board of Director) เป็นผู้กำหนด “การบริหาร (Administration)” มีผู้บริหารระดับสูงสุดขององค์กรเป็นประธานกรรมการบริหาร (Chairman) และคณะกรรมการ (Board) และมีกรรมการผู้จัดการ (Chief Executive Officer : CEO ) เป็นกรรมการโดยตำแหน่งเพื่อรับทราบพันธกิจขององค์กร ซึ่งจะมีการ “ชี้นำและชี้แนะ” จากรายงานความคืบหน้าทางการบริหารจากคณะกรรมการองค์กรตามกำหนดการประชุมของคณะกรรมการบริหาร (Exclusive Board Committee)

ส่วนกรรมการผู้จัดการ (Chief Executive Officer : CEO) จะเป็นผู้นำนโยบายเข้าสู่การปฏิบัติ จึงเรียกการบริหารช่วงนี้ว่า “การจัดการ” (Management) โดยเน้นที่การกำหนดนโยบายที่สำคัญและการกำหนดแผน โดยจะเน้นการนำนโยบายสู่แผนการปฏิบัติให้เป็นไปตามนโยบาย ลงในรายละเอียดของการดำเนินการทุกขั้นตอนเชิงปฏิบัติการตั้งแต่การนำนโยบาย วิสัยทัศน์และเป้าหมายองค์กรเข้าสู่พันธกิจ (Mission) มาดำเนินการในการวางแผนกลยุทธ์ทางธุรกิจ (Strategic Business Plan) เพื่อให้ได้มาซึ่งแผนการวางแผนปฏิบัติการ (Action Plan) ซึ่งแผนปฏิบัติการจะมีการกำหนดวัตถุประสงค์ (Objective) เป้าหมาย (Target) กำหนดภาระกิจกรรม (Activity) กำหนดช่วงเวลา งบประมาณโดยมีผู้จัดการ/หัวหน้างาน (Manager/Leader) เป็นผู้รับผิดชอบแผนปฏิบัติการนั้นๆ และทีมงาน

การบริหาร (Administration) และการจัดการ (Management) ของผู้บริหารทั้งระดับสูง (Exclusive Manager) ผู้บริหารระดับกลาง (Middle Manager or Director) และผู้จัดการระดับปฏิบัติการ(Manager) ซึ่งเป็นการดำเนินการธุรกิจตามแผนหลักทางธุรกิจ เป็นงานประจำตามหน้าที่ที่เป็นของธุรกิจหลัก (Core Business) เพื่อให้องค์กรมีความเจริญเติบโตและความมั่นคง ทางธุรกิจ (Business Growth and Sustainability) ตามการวางแผนธุรกิจ

แต่ในบางครั้งการทำธุรกิจหลัก (Core Business) อาจต้องมีภารกิจเสริมเพื่อให้องค์กรสามารถดำเนินไปได้ แต่การวางแผนนั้นจะเป็นปฏิบัติการเพื่อการสร้างเสริมให้เกิดในลักษณะเป็นโครงการและมีการบริหารเป็นโครงการ Project Management (หมายเหตุ : เราจะเคยชินคำว่าการบริหารโครงการและใช้คำนี้แทนการจัดการโครงการ) จึงมีความหมายตามนัยสำคัญในเชิงการแปลงเจตนารมณ์เชิงกลยุทธ์ (Strategic Intent) ทางธุรกิจ ให้เป็นกลายเป็นแผนการดำเนินการเชิงกลวิธี (Tactics) ให้สำเร็จ เป็นการดำเนินการโดยเริ่มตั้งแต่จุดเริ่มต้นที่กระบวนการเริ่มงาน กระบวนการวางแผน กระบวนการดำเนินการ กระบวนการควบคุม และจุดสุดท้ายคือกระบวนการปิดงาน โครงการจึงมีกระบวนการในการทำงานหลายขั้นตอน

สิ่งที่สำคัญที่สุดในโครงการคือผู้บริหารโครงการ (Project Manager) ที่จะต้องขับเคลื่อนภารกิจ ให้เข้าสู่เป้าหมายแห่งความสำเร็จของโครงการอย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพอย่างสูงสุด และแผนงานโครงการ (Project Planning) จึงเป็นแผนการปฏิบัติ (Action Plan) ทางธุรกิจอย่างหนึ่งที่แยกออกจากแผนปฏิบัติการปัจจุบัน แต่มีเป้าหมายอย่างเด่นชัด มีกำหนดเวลา สิ้นสุดและมีงบประมาณ แผนงานโครงการอาจมีกำหนดเวลามากกว่าแผนปฏิบัติการ บางโครงการอาจมากกว่า 2-3 ปีและหลังสิ้นสุดโครงการ ผู้บริหารโครงการ (Project Manager) และ ทีมงาน (Project Teamwork) ก็จะกลับสู่งานประจำหรือหมดสัญญาจ้างตามอายุโครงการ

ความหมายของโครงการ

ก่อนที่เราจะทำความเข้าใจว่าโครงการคืออะไร เราจะต้องตั้งคำถามถึงที่มาและที่ไปของโครงการ ถึงว่าทำไมต้องเป็นโครงการต้องดำเนินการในรูปแบบโครงการ โครงการเป็นกลไกหรือกิจกรรมในการพัฒนาการจัดการใช่หรือไม่? ถ้าไม่มีโครงการจะสามารถทำได้หรือไม่? ถ้าไม่ได้ จะแบ่งโครงการออกเป็นกี่ประเภท? และกระบวนการดำเนินการเป็นอย่างไร?

โครงการหมายถึง กระบวนการทำงานที่ประกอบไปด้วยกิจกรรมหลายๆ กิจกรรม ซึ่งมีการทำโครงการให้เป็นไปตามลำดับ โดยการทำงานจะต้องเป็นไปตามวัตถุประสงค์ (Objective) และเป้าประสงค์ (Target) ที่ตั้งไว้ เช่น โครงการก่อสร้าง โครงการสร้างนวัตกรรม โครงการแก้ไขปัญหา โดยจะมีการกำหนดระยะเวลาและงบประมาณที่จำกัด ในการดำเนินงานโครงการจะต้องมีผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบต่อโครงการ มีหน้าที่ทำการบริหารงานกิจกรรมต่าง ๆ ให้เป็นไปตามแผนงาน เหมาะสมกับเวลา และงบประมาณที่ตั้งไว้

สำหรับโครงการที่ตั้งเป้าไว้นั้น อาจจะประสบความสำเร็จตามเป้าหมายหรือล้มเหลวก็ขึ้นอยู่กับการบริหารและการจัดการ สภาพแวดล้อมอันเป็นปัจจัยหลัก โดยรูปแบบของโครงการนั้นก็จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับขนาด, วิสัยทัศน์, เงินลงทุน และเวลาเป็นสำคัญ และที่สำคัญมากที่สุดคือการสิ้นสุดโครงการ

ประเภทของโครงการ

เราจะเห็นว่ามีโครงการมากมายที่องค์กรต่างๆ กำลังดำเนินการ ซึ่งแต่ละโครงการมีชื่อและแตกต่างกันไปในแต่ละโครงการ ขึ้นอยู่กับเป้าหมายของงาน หน่วยงาน แต่ส่วนใหญ่จะเป็นชื่อที่มาจากสิ่งที่ต้องการทำให้สำเร็จ เราสามารถแบ่งโครงการได้ออกเป็น 3 ประเภทโครงการ กล่าวคือ

1. โครงการปรับปรุงแก้ไขปัญหา (Improvement Project) ทำการปรับปรุงงานที่เป็นปัญหา(Problem) ที่ต้องการแก้ไขให้สำเร็จในระยะเวลาที่กำหนด ในบางโครงการของปัญหาที่ต้องแก้ไขในเรื่องเดียวกันเสมอ แตกต่างที่เวลาและสถานที่ โครงการดังกล่าวจะมีผลลัพธ์ที่ออกมาเข้าสู่งานประจำได้ต่อไป

2. โครงการริเริ่มหรือนวัตกรรม (Innovation Project) มุ่งสู่แนวคิดการเสนอผลิตภัณฑ์ใหม่ หรือเปลี่ยนแปลงวิธีการใหม่ โครงการดังกล่าวมักเป็นโครงการทำตามแนวคิดเพื่อการประดิษฐ์ผลิตภัณฑ์ตัวใหม่ (Creative Product) บางโครงการอาจใช้วิธีการลอกเลียนแบบหรือการคิดพัฒนา (Copy and Development) ก็ได้ในระยะแรกเพื่อให้เกิดความรวดเร็ว

3. โครงการวิจัยและพัฒนา (Research and Development Project) หลังจากลอกแบบมาแล้ว จะถึงจุดหนึ่งที่จะต้องทำการวิจัยและพัฒนาเพื่อการบุกเบิกต่อไปข้างหน้า ไม่ให้ผู้อื่นตามได้ทัน

ซึ่งอาจทำเป็นโครงการนำร่อง (Pilot Project) ขึ้นมาก่อน หรืออาจทำเป็นโครงการทดลอง(Experimental Project) ในบางพื้นที่ก่อน เพื่อไม่ให้เกิดการสูญเสียจากการผิดพลาด

เราจะเห็นโครงการต่างๆ ตามประเภทที่กล่าวถึง เช่นโครงการบ้านเอื้ออาทร ที่ใช้ในการแก้ไขปัญหาชุมชนแออัด โครงการวิจัยพันธ์ุพืชเพื่อการพัฒนา โครงการสร้างยานอวกาศเพื่อใช้ในการสำรวจ เป็นต้น

ความสำคัญของโครงการ

โครงการ (Project) เป็นงานนโยบายที่ได้กำหนดขึ้นในองค์กร เพื่อแปลงเจตนารมณ์เชิงกลยุทธ์ (Strategic Intent) ให้เป็นกลวิธี (Tactics) ในระดับแผนปฏิบัติการ โดยจะต้องตรงตามความต้องการที่ตั้งไว้ให้มากที่สุดในทุกหน่วยงาน ซึ่งผู้บริหารโครงการ (Project Manager) จะต้องเผชิญกับสถานการณ์ต่างๆ ดังนี้

1. ปัญหาการบริหารที่สลับซับซ้อน (Complexity) มากขึ้น เวลาที่ผ่านไปปัญหายิ่งซับซ้อนมากขึ้น จนกระทั่งหน่วยงานเดียวไม่สามารถแก้ปัญหาได้ จึงต้องจัดทำเป็นโครงการขึ้นมาแก้ไขปัญหา

2. การเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาและความรวดเร็ว ทำให้งานประจำสนองตอบไม่ทัน แต่โครงการสามารถตอบสนองการเปลี่ยนแปลงนี้ได้

3. ทรัพยากรต่างๆ มีมูลค่าสูงขึ้น ทรัพยากรมีจำกัด ต้องใช้ให้คุ้มค่าที่สุด ความล่าช้าทำให้มูลค่าทรัพยากรสูงขึ้น จึงต้องคิดเป็นโครงการ เพื่อให้การใช้ทรัพยากรคุ้มค่าและคุ้มการลงทุนมากที่สุด

4. ความจำเป็นในการใช้เทคโนโลยี เทคโนโลยีล้าสมัยเร็วมาก การจัดหาเทคโนโลยีต้องคำนึงถึงความคุ้มค่าและคุ้มทุน ก่อนจะใช้เทคโนโลยีจะต้องคิดให้เป็นโครงการ

ปัญหาทั้ง 4 ข้างต้น สามารถแก้ปัญหาได้ด้วยโครงการ เพียง 1 โครงการ ซึ่งเป็นแนวคิดสมัยใหม่

5. เพิ่มความรวดเร็วและถูกต้องในการบริหาร ความต้องการจะรวดเร็วมากเสมอ โครงการมีความจำเป็นในสถานการณ์เช่นนี้ การตอบสนองที่ฉับไวจะเป็นชัยชนะในการทำงานและเป็นความอยู่รอดของกิจการ เพราะโครงการจะช่วย ลดขั้นตอนการทำงาน เพิ่มเทคโนโลยี มีคนเพิ่มช่วยในการทำงานให้เร็วขึ้น

6. การพัฒนาคุณภาพ คนจะพัฒนาคุณภาพตนเองได้ เพียงระดับหนึ่งเท่านั้นก็จะถึงจุดอิ่มตัว ดังนั้นการพัฒนาคุณภาพคนให้เพิ่มขึ้นจึงต้องใช้โครงการเข้ามาเสริม เพื่อการเรียนรู้

7. เผชิญความเสี่ยงและความไม่แน่นอน โรงงานอุตสาหกรรมหรือสถานบริการที่ต้องทำงานตลอด 24 ชั่วโมง เมื่อเกิด Breakdown ขึ้น งานประจำจะไม่สามารถกู้ได้ จำเป็นต้องใช้คนอีกกลุ่มหนึ่งมาจัดการ ซึ่งเรียกว่าชุดปฏิบัติการพิเศษ การเริ่มต้นในกิจการใหม่ ย่อมมีความเสี่ยง จำเป็นต้องทำเป็นโครงการนำร่อง (Pilot Project) ขึ้นมา

8. การเผชิญกลไกใหม่ของการแข่งขันยุคโลกาภิวัตน์ ที่มีความรุนแรงมาก โครงการจะเป็นคานงัดที่จะต่อสู้กับการแข่งขันนี้ กลไกใหม่ (New Mechanisms) ประกอบด้วยสิ่งต่างๆ ดังนี้

a. ตลาดใหม่ (New Markets) เกิดจากตลาดเงินและตลาดทุนทั่วโลก ค่าเงินอาจมีค่าสูงขึ้นหรือลดลงได้อย่างรวดเร็วตลอดเวลา ทำให้การต่อรองในตลาดเข้มข้น

b. เครื่องมือใหม่ (New Tools) เช่น ระบบ Internet โทรศัพท์มือถือ สื่อสารมวลชนทำให้เกิดการเรียนรู้ข้อมูลข่าวสารมากยิ่งขึ้น มีผลต่อการดำเนินชีวิตของคน เกิดการผันแปรกิจกรรมต่างๆ มากขึ้น

c. ผู้มีบทบาทใหม่ (New Actors) หมายถึงบรรษัทข้ามชาติ (World Trade Organization หรือ WTO) และองค์กร พัฒนาเอกชนหรือองค์กรที่ทำประโยชน์เพื่อสังคมที่ไม่ใช่ภาครัฐ (Non-Governance Organization หรือ NGO) จะเข้ามามีบทบาทหลัก ช่วงชิงความได้เปรียบหรือจังหวะโอกาสในการแข่งขัน หรือเป็นอุปสรรคในการแข่งขัน

d. กติกาใหม่ (New Rules) มาพร้อมกับข้อตกลง พหุพาคี ซึ่งเป็นข้อตกลงร่วมกันหลายฝ่าย ในทางการค้า การบริหาร ทรัพย์สินทางปัญญา ทรัพยากรธรรมชาติและ สิ่งแวดล้อม สิทธิมนุษยชน ข้อตกลงเหล่านี้จะมีบทบาทและอิทธิพลเหนือกว่านโยบายของรัฐ

การที่จะรับมือกับสถานการณ์เหล่านี้ได้จะต้องคิดและทำ เป็นโครงการ (Projectization) คิดโครงการและบริหารจัดการให้สำเร็จ กลยุทธ์การวิเคราะห์โครงการ (Strategic Analysis) จึง มีความสำคัญอย่างยิ่ง ในบทความต่อไปจะมีการเขียนเฉพาะในเรื่องนี้

ลักษณะของโครงการที่ดี

โครงการเป็นการจัดกิจกรรมที่ต้องมีแนวคิดที่ทำเป็น ระบบ เพื่อการปฏิบัติหน้าที่องค์กรให้บรรลุถึงเป้าหมายอย่าง มีประสิทธิภาพ โครงการที่ดีย่อมทำให้ประสิทธิภาพของการดำเนินงาน และผลตอบแทนที่องค์กรหรือหน่วยงานจะได้รับอย่างคุ้มค่า ตอบโจทย์หรือปัญหาได้อย่างถูกต้อง ถูกเวลา อันจะนำมาซึ่งความเจริญเติบโตอย่างยั่งยืนขององค์กรนั้นๆ ลักษณะของโครงการที่ดี มีดังต่อไปนี้

9. โครงการมีวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจน มีแผนการดำเนินการเด่นชัด สามารถดำเนินงานและปฏิบัติได้

10. โครงการสามารถตอบสนองความต้องการในวัตถุประสงค์หรือแก้ปัญหาขององค์กรหรือหน่วยงานได้

11. รายละเอียดของโครงการต้องสอดคล้องและสัมพันธ์กัน กล่าวคือ วัตถุประสงค์ของโครงการต้องสอดคล้องกับหลักการและเหตุผล และวิธีการดำเนินงานต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ โครงการต้องกำหนดขึ้นจากข้อมูลที่มีความเป็นจริง และเป็นข้อมูลที่ได้รับการวิเคราะห์อย่างรอบคอบ

12. รายละเอียดของโครงการสามารถเข้าใจได้ง่าย สื่อสารได้ครบถ้วนและอำนวยความสะดวกต่อการดำเนินงานตามโครงการ

13. เป็นโครงการที่สามารถนำไปปฏิบัติได้ สอดคล้องกับแผนงานหลักขององค์กรและสามารถติดตามประเมินผลได้

14. โครงการต้องได้รับการสนับสนุนในด้านทรัพยากร และผู้บริหารระดับสูง ได้รับการมอบหมายอำนาจในการจัดการเพื่อการตัดสินใจในการบริหารอย่างเหมาะสม

15. โครงการต้องมีระยะเวลาในการดำเนินงาน กล่าวคือต้องระบุถึงวันเวลาที่เริ่มต้น และสิ้นสุดโครงการ ในรูปแบบ Project Schedule แสดงรายละเอียดของ Tark Management ที่ชัดเจน

16. สามารถติดตาม ควบคุมกระบวนการทำงาน ควบคุมผลกระทบและความเสี่ยง ที่สามารถประเมินผลได้ในทุกขั้นตอน
ในตอนที่ 1 จึงขอให้มีความเข้าใจในเบื้องต้นของ ความแตกต่างของการบริหาร (Administration) และการจัดการ (Management) ในส่วนการบริหารโครงการ (Project Management)

ก็เช่นกัน เรานิยมใช้คำว่าบริหารกับ Management ซึ่งผู้เขียน ก็เห็นควรใช้คำเดียวกัน แต่ให้เป็นที่เข้าใจว่าคือการจัดการ ในภาษาอังกฤษหลายคำจะใช้คำที่เราต้องสงสัย แต่ต้องจำอย่างนั้น

ในตอนต่อไป จะกล่าวถึงขั้นตอนการบริหารโครงการ (Project Management Process) ปัจจัยที่สำคัญของการบริหารโครงการ

Source: Source: วารสาร Engineering Today ปีที่ 18 ฉบับที่ 175 มกราคม-กุมภาพันธ์ 2563
คอลัมน์ Project Management โดย ดร.พรชัย องค์วงศ์สกุล