เชื่อได้ว่า มีหลากหลายเหตุผลที่มนุษย์ทำงานอย่างพวกเราเลือกที่จะทำงานจากนอกสถานที่ ไม่ว่าจะเป็น ลดปัญหาในการเดินทาง การอยู่นอกสถานที่ตลอดเวลา หรือ เกิดเหตุการณ์ที่ไม่ปกติ เช่น ภัยธรรมชาติ การระบาดของไวรัส โดยเฉพาะ COVID-19 เป็นต้น Microsoft Teams พร้อมที่จะช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับทีมงานของคุณได้อย่างตลอดเวลาไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม และสำหรับเหล่าแอดมินด้านไอทีนั้นก็สามารถให้การสนับสนุนพนักงานผ่าน Microsoft Teams ที่มีการอัพเดทใหม่ ได้ดีมากกว่าเดิมอีกด้วย
สำหรับบทความครั้งนี้ บริษัท อินแกรม ไมโคร (ประเทศไทย) จำกัด ได้ร่วมกับ ไมโครซอฟท์ แนะนำ ข้อมูลเคล็ดลับดี ๆ ซึ่งเป็น 4 แนวทางปฏิบัติที่สำคัญ โดยจะช่วยให้คุณสามารถทำงานได้จากที่บ้าน หรือที่อื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด
- ใช้ประโยชน์จากการประชุมให้ได้มากที่สุด
- การประชุมนั้นขึ้นกับคนที่เข้าร่วมเป็นหลัก ไม่ใช่ตัวเทคโนโลยี ดังนั้นการประชุมที่ให้ประสิทธิภาพดีที่สุดคือการมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน คุณสามารถใช้คำอธิบายการประชุมเพื่อลงรายละเอียดเกี่ยวกับเป้าหมายดังกล่าวได้ นอกจากนี้ยังสามารถศึกษาวิธีการผลักดันการทำงานเป็นทีมให้ดียิ่งขึ้นได้จาก aka.ms/ArtofTeamwork
- ใช้การแชทเพื่อแบ่งปันการแจ้งเตือน หรือเอกสารที่ต้องการให้ศึกษาล่วงหน้าไปยังผู้เข้าร่วมก่อนเวลาประชุม
- บันทึกการประชุมไว้ ในกรณีที่องค์กรของคุณสามารถให้กระทำได้
- เน้นการมีส่วนร่วม ใช้ประโยชน์จากวิดีโอของคุณ
- ถ้าคุณมี Bandwidth เพียงพอ ให้เปิดโหมดวิดีโอของคุณ โดยมีเคล็ดลับในการทำภาพพื้นหลังให้เบลอถ้าคุณไม่ต้องการให้พื้นหลังรบกวนความสนใจ การใช้วิดีโอจะยกระดับการประสานงานในที่ประชุมได้มาก (แต่ถ้าคุณมี Bandwidth จำกัด ให้ปิดโหมดวิดีโอเพื่อรักษาคุณภาพของเสียงไว้) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจวิธีการเข้าร่วมประชุมผ่าน Teams ก่อนจะเริ่มการประชุม
- ฝึกการมีส่วนร่วม ด้วยการถามความเห็นจากทุกคน ถ้าเสียงของใครเบาเกินไป หรืออุปกรณ์ของเขากำลังมีปัญหา ให้รีบแก้ไขตั้งแต่ช่วงเริ่มต้นของการประชุมเพื่อที่บุคคลนั้นจะไม่ถูกทอดทิ้งระหว่างการประชุม
- จดบันทึกและลงรายการงานที่ต้องทำ แบ่งปันเอกสารที่มีการใช้งานบ่อย
- จดบันทึกและแบ่งปันรายการงานที่ต้องตามผ่านแชท เนื่องจากเราจะติดตามความคืบหน้าได้ยากถ้าไม่มีหลักฐานหรือแผนงานที่เป็นรูปธรรม ลองใช้ประโยชน์จากแอพอย่าง Planner ในการติดตามงาน
- สำหรับงานที่คุณมักจะต้องประชุมเตรียมพร้อม แล้วต้องมีการเรียกคุยติดตามงานในภายหลัง แนะนำให้จัดการประชุมติดตามผลที่ใช้เวลาสั้นๆ ประมาณ 15 นาทีในวันถัดไป โดยให้แน่ใจว่าระบุงานที่ต้องเตรียมพร้อมล่วงหน้าในคำเชิญการประชุมด้วย
- สำหรับช่องทางการสื่อสารต่างๆ นั้น ให้สร้างหมวดหมู่หรือ Tap เฉพาะที่มีไฟล์ เว็บไซต์ หรือกระดานข้อมูลที่สำคัญ เพื่อให้เนื้อหาดังกล่าวพร้อมสำหรับการเข้าถึงจากทุกคนในทีม
- ปรับแต่งพื้นที่การทำงานแบบ Virtual ของคุณ
- ปักหมุดห้องแชทรวมที่ใช้บ่อย เพื่อให้ขึ้นมาอยู่ด้านบนให้ใช้สะดวกอยู่เสมอ
- ปรับแต่งทีม โดยดึงเอาทีม มาจัดเรียงตามลำดับความสำคัญ และซ่อนทีมที่คุณไม่ได้ทำงานร่วมกันบ่อย
- จัดการการแจ้งเตือนในการตั้งค่าโปรไฟล์ของคุณ เพื่อที่คุณจะได้รับเฉพาะการแจ้งเตือนที่ต้องการ
- ติดตั้งแอพ Teams บนอุปกรณ์พกพาของคุณ เพื่อให้คุณสามารถเข้าร่วมและประสานงานกับทีมได้อย่างง่ายดายขึ้น
ไม่ว่าคุณจะเริ่มทดลองการทำงานแบบนอกสถานที่เป็นครั้งแรก หรือต้องทำงานจากบ้านเป็นการชั่วคราวหรืออยู่ระหว่างการพักร้อนยาวนั้น โซลูชั่นอย่างเช่น Microsoft Teams ก็พร้อมช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพจากทุกที่ได้